Вакансии

• ведение календаря генерального директора, работа с электронной почтой;
• организация внутренних и внешних встреч;
• полное сопровождение командировок (оформление документов, обеспечение транспорта, билеты, гостиницы, график встреч);
• ведение деловой переписки на русском и английском языках;
• сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;
• подготовка документов на подпись и распределение документооборота по соответствующим подразделениям;
• сбор и подготовка ежеквартальных отчетов по работе Фонда;
• подготовка и обеспечение заседаний Совета Фонда и Попечительского совета Фонда;
• ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений генерального директора.

• релевантного опыта работы не менее 3 лет;
• знания делопроизводства (деловая переписка, согласование договоров и приказов);
• умения работать в режиме многозадачности;
• стрессоустойчивости, внимательности к деталям, грамотности;
• умения работать самостоятельно и в команде;
• уверенного знания MS Office;
• знания английского языка на уровне не ниже продвинутого.

• организация работы с партнерами и контрагентами в ходе грантовых конкурсов, сопровождения поддержанных проектов, иной деятельности Фонда;
• подготовка и администрирование грантовых конкурсов;
• подготовка мероприятий: конференций, форумов, встреч с участниками конкурсов;
• консультирование по вопросам участия в конкурсах и использования полученной поддержки;
• взаимодействие с благополучателями по исполнению условий получения финансовой и нефинансовой поддержки;
• анализ деятельности благополучателей на предмет выявления рисков и разработки методов их устранения, в том числе цифровой и очный мониторинг;
• проверка содержательной и финансовой отчетности, анализ проектов, первичной документации;
• подготовка заявок на перечисление денежных средств получателям финансирования;
• подготовка отчетов по итогам проведения конкурсов, мониторинга, реализации поддержанных проектов.

• знание принципов организации грантовых конкурсов и грант-менеджмента;
• знание основ законодательства, регулирующего деятельность НКО, является преимуществом;
• умение составлять и оформлять документы: пакеты конкурсной документации, договоры, протоколы, распоряжения, справки и др., работа с презентациями;
• умение оценивать риски грантовых конкурсов и поддержанных проектов, разрабатывать меры их снижения;
• уверенное владение современными информационно-коммуникационными технологиями: пакетом MS Office (Word, Excel, Power Point), средствами голосовой и видео-конференц-связи, инструментами массовых рассылок и др.;
• уровень владения английским языком - продвинутый;
• умение работать самостоятельно и в команде;
• стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности;
• опыт работы с большими объёмами данных;
• отличные коммуникативные навыки и навыки публичных выступлений (презентации, консультации, семинары, встречи);
• готовность к командировкам.

Вам предстоит:

• встреча гостей Фонда и сообщение коллегам о посетителях;
• заказ пропусков для посетителей Фонда и автотранспорта (личного и грузового);
• работа с входящими телефонными звонками в зоне своей компетенции, перераспределение их ответственным сотрудникам Фонда;
• курирование корреспонденции в почтовом ящике info@fondpotanin.ru (ответ на входящие письма/переадресация сообщений сотрудникам соответствующих Дирекций);
• оказание помощи в подготовке внутренних и внешних мероприятий Фонда в рамках своей зоны ответственности;
• нести ответственность за чистоту и порядок в общих зонах (переговорные комнаты, ресепшн, кухня, телефонные будки, склад);
• контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иных устройств вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и технического обслуживания;
• прочие функции по распоряжению непосредственного и вышестоящего руководителя в пределах своих компетенций.

• релевантный опыт работы не менее 3-х лет;
• опытный пользователь ПК;
• знание делового этикета и основ делопроизводства;
• личные качества: грамотная речь, коммуникабельность, доброжелательность, активность, ответственность, пунктуальность, клиентоориентированность, навык работы в режиме многозадачности;
• английский язык – intermediate.

• административная и организационная поддержка проектов:

  - участие в оформлении договоров, контроль сроков выполнения работ и закрытия договоров;
  - проверка документов на полноту и правильность оформления;
  - организация рабочих совещаний/встреч;
  - оформление     необходимых    для     сопровождения     проекта     документов (корреспонденция, протоколы совещаний и др.);
  - организационно-логистическое обеспечение работы экспертов;
  - подготовка программ командировок;
  - учет информационных материалов, сувенирной продукции по проектам;
  - сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;
  - cоставление отчетности;
  - коммуникация с подрядчиками, партнерами и пр.;
  - участие в организации email-рассылок.